Kronologi Feslaka Versi Bejo

Sebut saja aku Bejo salah satu volunteer FESLAKA. Aku coba cerita secara singkat semoga poin nya bisa tersampaikan. Maaf kalau bahasaku agak berlibet karena gak terbiasa menulis cerita h3h3h3.

Awal masuk kepanitiaan ini serasa seru banget, mulai dari tawaran GS yang akan didatangkan, konsep acara, hingga benefit yang didapatkan. 

Semua GS ditentukan sepihak sampai dilaunching, entah oleh siapa. padahal banyak opsi dari panitia saat itu. GS 1 - 3 masih terbilang lancar meskipun penjualan tiket gak terlalu masif. Hingga GS 4-5 di launching ternyata respon masyarakat yuem kurang memuaskan. 

APA MAUNYA KETUPEL

Singkat cerita, rekan saya di divisi humas menawarkan untuk penggantian GS dengan harapan yang beli tiket banyak. Ternyata ususlan itu ditolak mentah-mentah sama Ketupel. "Ya sudah kalau kamu mau GS itu kamu yang bertanggung jawab penuh ya, aku mau tanggung jawab kalau GS nya ini" Ujarnya dengan mantap. Akhirnya teman saya dengan lugu menjawab "oh baik mas kalau gitu" kita kan hanya volunteer. 

Pada salah satu Rapat Besar menjelang hari H pelaksanaan, salah satu PI  menekankan ke panitia untuk tetap semangat menjual tiket. Bahkan saat itu ketupel ditanya tentang pemilihan GS dan dia menjamin tiket akan terjual habis 1 pekan sebelum hari H karena, lagi-lagi kata ketupel, akan banyak komunitas yang datang dengan menghadirkan GS dari event ini.

Seiring berjalannya waktu, tiket masih belum terjual masif dannn perizinan pun dengar-dengar belum didapatkan. Hingga pada suatu dari divisi KWU menawarkan untuk jualan tiket di CFD sambil mengenalkan event ini. Konser pertama katanya kan. Dan lagi-lagi oleh ketupel usulan itu ditolak. "Ngapain ke CFD, aku punya konsep lebih menarik kita keliling UM saja semacam parade kecil-kecilan". Dengan polos kami menjawab "baik kak". Ternyata “Parade” dengan penjualan tiket itu gak jadi dilaksanakan karena misskomunikasi antar divisi.

TIKET TIDAK TERJUAL SESUAI TARGET

Setelah melalui berbagai Rapat Besar dan Rapat Divisi untuk membahas teknis acara, akhirnya di Rapat terakhir (kalau gak salah H-2 acara) kami dikasih 20 tiket masing-masing orang. Ujar yang membagikan saat itu “Harus bisa habis sebelum hari H acara”. Bayangkan bagaimana menjual habis 20 tiket dalam waktu 2 hari ! Tapi ya lagi-lagi nasib volunteer tidak bisa mengelak akan kebijakan yang dibuat. 

Alhasil ada beberapa panitia juga divisi yang menjual banyak tiket meskipun kayaknya gak habis 20. Hati kecilku bertanya harusnya kalau ditarget dari awal kepanitiaan -Meskipun masing-masing 20 tiket kemungkinan bisa habis. Kenapa dibaginya H-2 Acara ?

HARI H ACARA

Singkat cerita, ada kabar burung beredar kalau dana dari acara ini masih kurang. Entah bagaimana mengatasinya akhirnya hari H pun tiba. Dua hari yang cukup melelahkan, hari pertama dengan kegiatan orda parade budaya dan penampilan. Saat evaluasi hari pertama teman-teman dari divisi orda menyampaikan evaluasi tentang kekecewaan para penjual bazar karena listrik yang mengalami kendala. Ini menjadi catatan besar untuk hari kedua yang merupakan hari terakhir dengan konser. Hari kedua tiba, kami menjalankan tugas sesuai briefing dari divisi acara. Dan yang dijanjikan ketupel akan banyak penonton datang di hari H ternyata cukup nihil. Target yang diharapkan banyak pembelian tiket melalui OTS nyatanya tidak seberapa. Konser ini saya rasa tetap ramai, namun belum mencapai target yang direncanakan.

SETELAH ACARA

Kami cukup lega karena acara terselenggara dengan sukses dan lumayan mendapatkan apresiasi meskipun terdapat banyak kekurangan.  Aku kaget mendengar bahwa nominal kekurangan penyelenggaraan acara ini di nominal ratusan juta. Bahkan salah satu panitia meminjamkan tabungannya hingga ratusan juta. 

Singkat cerita, kami dikumpulkan untuk evaluasi. Aku masih ingat betul ketika evaluasi di belakang graha rektorat dibawah gerimis yang mulai reda, tidak banyak panitia yang datang. Dan salah satu PI dari divisi acara menjelaskan kepada kami keadaan sesungguhnya yang terjadi saat hari H. Bahwa para PI mencari pinjaman dana kesana dan kemari agar acara tetap terlaksana dengan harapan tidak rugi 2 kali lipat. 

Mendengar kabar ini, kami merasa iba dengan perjuangan PI menuntaskan acara ini. Kami bahkan berusaha memberikan solusi untuk menyelesaikan permasalahan ini. Namun sayangnya panitia lain yang tidak hadir dalam evaluasi itu dan hanya mengikuti notulensi di grup justru tidak terima dengan adanya musibah ini.

Hingga pada akhirnya, evaluasi kedua dilaksanakan dan dihadiri semakin banyak panitia. Evaluasi bercampur tangis air mata dan emosi bercampur saat itu. PI, masing-masing divisi hingga perorangan menyampaikan keluh kesah dan amarahnya. "Biar semuanya selesai di forum ini" ujar salah satu PI. Kami diminta untuk iuran dalam pertemuan itu. Setelah pertemuan itu, tidak pernah ada lagi evaluasi bersama. Hanya ada protes di grup besar dari beberapa panitia yang meminta kejelasan tentang uang yang dipinjam. "Rupanya permasalahan ini belum kelar" ucap hati kecilku saat itu.

ENTAH DIMANA

2 Bulan berlalu di hari pertama masuk kuliah setelah liburan, kami panitia mendapatkan undangan koordinasi. Ternyata hasil evaluasi yang dulu masih belum terselesaikan yakni dana. Kami mendapatkan pemaparan bahwa ketupel dan orang-orang yang (seharusnya) bertanggung jawab justru sulit dihubungi. Dari pertemuan itu, semua menyampaikan keluh kesahnya dan solusi penyelesaian yakni iuran masing-masing panitia. Karena sebenarnya rektorat sudah membantu banyak hal.

https://twitter.com/um_fess/status/1619508123320066049?s=46&t=SPiVkMnC39iNdTl0GVnHUw

Aku (dan semoga teman-teman volunteer dan panitia lainnya) sebenarnya mau iuran. Tapi pertanyaannya kemanakah ketupel yang katanya akan bertanggung jawab penuh itu ? Mana ketua B3M yang harusnya membersamai penyelesaian masalah ini ? Dan satu lagi, tolong bedakan besaran iuran dari volunteer dan juga panitia dari B3M.

PELAJARAN BERHARGA DAN HARAPAN

Memang benar kata satu pepatah "Pengalaman adalah guru terbaik". Dari kegiatan volunteer ini aku belajar banyak hal tentang komunikasi, perencanaan, tanggung jawab, ego, hingga komitmen. Meskipun sampai hari ini permasalahan finansial belum menemukan titik terang dan panitia berusaha mengumpulkan iurannya, tapi para panitia telah sukses mengadakan acara besar. Mungkin banyak orang yang kecewa, tapi juga tidak sedikit yang mendapatkan pengalaman berharga dan kenangan tentunya.

Harapan sederhana dariku, dengan mencuatnya kasus ini ke publik semoga banyak hati yang tergerak untuk menyisihkan sedikit hartanya dengan memberikan donasi untuk meringankan beban panitia. dan tentunya mengembalikan uang panitia yang dipinjam hingga ratusan juta.

Terimakasih telah membaca, semoga dapat diambil pelajarannya yahh kidsss h3h3h3h3